Pecha Kucha Cipta Karya vs Sharing Session & Coffee Morning Talk DJA (2/2)

Jika di DJCK Kementerian Pekerjaan Umum rutin melaksanakan PKCK, maka Direktorat Jenderal Anggaran Kementerian Keuangan (DJA) rutin menghelat Sharing Session & Coffee Morning Talk. Acara yang mulai dilaksanakan pada 2013 ini dimotori oleh Bagian Kepegawaian Setditjen Anggaran dan Perpustakaan DJA. 

Sesuai dengan judulnya, Sharing Session & Coffee Morning Talk DJA merupakan ajang berbagi di antara pegawai maupun pejabat di DJA. Yang dishare pun berbagai hal, mulai dari masalah kepegawaian, perencanaan keuangan keluarga, sistem penganggaran, apbn, hingga pnbp. Tema yang akan diangkat ditentukan oleh Bagian Kepegawaian Setditjen Anggaran dan Perpustakaan DJA dengan memperhatikan aspirasi dari para pegawai.

Poster Sharing Session & Coffee Morning Talk DJA

Sharing Session & Coffee Morning Talk DJA biasanya dijadwalkan mulai pukul 07.30 s.d. 09.30 di tiap pelaksanaannya. Jalannya sharing session diawali dengan sarapan bersama. Kesan santai memang disengaja untuk acara ini. Peserta dapat mengikuti pemaparan penyaji sambil tetap melanjutkan sarapannya. Mata acara juga sederhana: sarapan, pembukaan, pemaparan, tanya jawab, penutupan. Bentuk pemaparan yang diadopsi ialah pemaraparan yang konvensional. Meskipun sederhana dan mainstream, acara ini tidak pernah sepi peminat. Tambahan dua (2) jam latihan (salah satu IKU pegawai) menjadi bonus jika hadir di acara ini.

Tema Sharing Session & Coffee Morning Talk DJA yang beragam menyebabkan peyaji tidak melulu berasal dari internal DJA. Untuk materi perencanaan keuangan keluarga misalnya, Bagian Kepegawaian Setditjen Anggaran mengundang Ahmad Gozali sebagai narasumber. Tema sharing session juga belum menggali inovasi di bidang penganggaran. Dalam hal ini, PCKC unggul dibandingkan Sharing Session & Coffee Morning Talk DJA.

Pentingnya materi sharing session tidak diikuti dengan dokumentasi yang baik. Jika ada pegawai yang berhalangan hadir, relatif sulit untuk mendapatkan materi paparan yang disajikan pada acara sharing session tersebut. Dokumentasi kegiatan pun minim. Foto jalannya kegiatan biasanya bisa diperoleh dari pribadi-pribadi yang mengunggahnya ke media sosial. Ke depannya, pihak penyelenggara dapat memikirkan untuk membuat akun slideshare dan flickr, (youtube bisa juga) untuk keperluan dokumentasi kegiatan. Tentunya, jika membuat satu website untuk keperluan dokumentasi dirasa sulit.

Penggunaan akun media sosial seperti slideshare, flickr, ataupun youtube mempunyai banyak keunggulan, selain tentunya tidak perlu biaya tambahan. Daftar, akun jadi, upload. Sederhana. Penyelenggara cuma perlu meluangkan waktu mengupload materi paparan, foto kegiatan, ataupun video kegiatan. Jika ada pihak yang memerlukan dokumentasi kegiatan sharing session, tinggal membuka akun media sosial yang sudah dibuat tadi. 

Suasana
Sharing Session & Coffee Morning Talk DJA

sumber foto suasana Sharing Session & Coffee Morning Talk DJA
- twitter @AhmadGozali
- www.fiscuswannabe.web.id

Pecha Kucha Cipta Karya vs Sharing Session & Coffee Morning Talk DJA (1/2)

Kata "Pecha Kucha" berarti chit chat dalam bahasa Jepang. Pecha Kucha adalah bentuk presentasi yang slidenya dibatasi pada jumlah 20, dengan durasi 20 detik per slidenya. Total 6 menit + 40 detik paparannya. Durasi tiap penyaji yang pendek memungkinkan format yang ditemukan oleh Astrid Klein & Mark Dytham ini dapat menghadirkan beberapa penyaji pada satu momen. Model presentasi ini kemudian diadopsi oleh Ditjen Cipta Karya (DJCK) Kementerian Pekerjaan Umum untuk berbagi pengetahuan, inspirasi, dan inovasi kepada sesama pegawai lewat Pecha Kucha Cipta Karya (PKCK). 

Poster Pecha Kucha Cipta Karya

PKCK terbuka untuk semua pegawai pada DJCK. Ide-ide kreatif dalam penyelenggaraan pembangunan bidang Cipta Karya menjadi tujuan. Tema penyelenggaraan Pecha Kucha ditentukan oleh Tim Pengarah, sedangkan sub tema ditentukan oleh Tim Koordinator. Selanjutnya, kegiatan dieksekusi oleh Tim Pelaksana. Pembagian tugas yang rapih ini diperkuat dengan penuangan ke dalam Keputusan Dirjen CK.

PKCK diselenggarakan sekali dalam sebulan, setiap hari Jumat minggu ke dua setiap bulannya. Tema yang diangkat berubah setiap bulannya. Penentuan Tema dan sub tema juga memperhatikan momen yang sedang berlangsung, misalnya peringatan Hari Air Dunia, Hari Habitat Dunia, dll. Tema-tema tersebut berhubungan dengan tugas dan fungsi (tusi) DJCK.

Dalam penyelenggaraannya, Tim Pelaksana a.k.a panitia penyelenggara dijabat secara bergantian oleh unit eselon II di lingkup DJCK. Pada tiap PKCK, unit eselon II diwajibkan mengirimkan perwakilan sebagai penyaji. Pada saat PKCK berlangsung, setiap peserta dapat menyampaikan masukan dan komentarnya secara langsung. Selain itu, peserta dapat pula menyampaikannya lewat twitter, email, ataupun kertas yang disediakan oleh panitia penyelenggara. Masukan dan komentar yang disampaikan oleh peserta akan menjadi dasar penetapan penyaji terbaik pada tiap PKCK.

Suasana Pecha Kucha Cipta Karya

Penyelanggaraan PKCK tidak melulu berisi presentasi dari para pemateri. Panitia penyelenggara juga menyelipkan kegiatan lain sebagai variasi, seperti pameran, pertunjukan seni dan musik, ataupun games dengan door prize.  PKCK juga dapat menjadi ajang sosialisasi program/kegiatan sektoral di DJCK.

Waktu penyelenggaraan PKCK yang baku memudahkan warga DJCK untuk mengingat penyelenggaraan acara ini. Panitia penyelenggara cukup mengingatkan kembali para pegawai di lingkup DJCK akan penyelenggaraan PKCK dengan publikasi melalui akun twitter DJCK @ditjenck dengan tagar #pechakuchaCK. Publikasi dengan media mainstream: poster, website, dan buletin yang ada di lingkungan Ditjen Cipta Karya, juga dilakukan. Selain fungsi publikasi, website PKCK juga mengemban fungsi dokumentasi. Pihak yang berhalangan hadir dalam pelaksanaan PKCK dapat melihat materi presentasi, daftar penyaji, dan galeri foto pelaksanaan PKCK melalui website PKCK.

Selesainya PKCK bukanlah akhir. Ide kreatif terbaik dalam setiap PKCK diharapkan mendapat tindak lanjut dari direktorat sektor yang tusinya berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan ide kreatif tersebut. Direktorat sektor terkait diharapkan mengalokasikan anggaran untuk uji coba pelaksanaan ide kreatif tersebut, untuk kemudian dilakukan evaluasi, apakah ide tersebut dapat ditindaklanjuti secara lebih serius. Sesuai dengan niatan penyelenggaraan PKCK: ide-ide kreatif dalam penyelenggaraan pembangunan bidang Cipta Karya.